Termeni și Condiții de Utilizare

1. Definiții

• „Platforma” — aplicația web E-DOSAR.MD destinată gestionării dosarelor, clienților, contractelor și facturilor pentru avocați și case de avocatură din Republica Moldova.
• „Utilizator” — orice persoană fizică care își creează un cont pe Platformă sau este invitată într-o organizație.
• „Organizația” — casa de avocatură sau cabinetul de avocat independent creat pe Platformă.

2. Acceptarea termenilor

Prin crearea unui cont și utilizarea Platformei, confirmați că ați citit, înțeles și acceptat acești Termeni și Condiții, precum și Politica de Confidențialitate. Dacă nu sunteți de acord, vă rugăm să nu utilizați Platforma.

3. Descrierea serviciilor

Platforma oferă următoarele funcționalități:

• Gestionarea dosarelor juridice
• Managementul clienților și contactelor
• Generarea și gestionarea contractelor de asistență juridică
• Facturare și documente fiscale
• Evidența timpului lucrat (time tracking)
• Gestionarea cheltuielilor și rapoartelor
• Stocare documente (local, Google Drive, OneDrive, S3, Dropbox)
• Mandate juridice
• Instrumente de conformitate GDPR (ROPA, DPIA, alerte breșe, sub-procesatori, export/ștergere date)
• Checkbox obligatoriu pentru transfer transfrontalier la activarea provider-ilor cloud (Art. 44-46 GDPR)
• Blocare automată a operațiunilor (facturare) pe entități cu prelucrare restricționată (Art. 18 GDPR)

4. Contul de utilizator

• Sunteți responsabil pentru confidențialitatea datelor de autentificare.
• Parola trebuie să aibă minim 8 caractere și să conțină litere mari, mici și cifre.
• Veți notifica imediat administratorul în cazul accesului neautorizat.

5. Secretul profesional al avocatului (Legea 1260/2002)

Utilizatorul este responsabil pentru respectarea secretului profesional al avocatului conform Legii nr. 1260/2002 cu privire la avocatură. Platforma pune la dispoziție măsuri tehnice de securitate (criptare, control acces, audit log), dar responsabilitatea juridică pentru conținutul datelor introduse revine exclusiv Utilizatorului.

6. Proprietate intelectuală

Codul sursă, designul și funcționalitățile Platformei sunt protejate de legislația privind dreptul de autor. Datele introduse de Utilizator rămân proprietatea Organizației.

7. Limitarea răspunderii

Platforma este furnizată „ca atare” (as is). Nu garantăm funcționare neîntreruptă. Nu ne asumăm răspunderea pentru pierderi de date cauzate de utilizare necorespunzătoare, acces neautorizat la contul dvs. prin divulgarea credențialelor, sau forță majoră.

8. Perioada de probă și abonamente

La crearea contului, beneficiați de o perioadă de probă gratuită de 14 zile. După expirarea perioadei de probă, accesul la funcționalități poate fi restricționat până la activarea unui abonament plătit.

9. Rezilierea contului

Puteți solicita ștergerea contului și a datelor personale oricând, conform dreptului la ștergere (Art. 17 GDPR / Art. 14 Legea nr. 195/2024). Datele necesare conform obligațiilor legale (fiscale, profesionale) vor fi reținute pe durata prevăzută de lege. Exercitarea acestui drept se poate face din Setări → Datele mele.

10. Legea aplicabilă și jurisdicția

Acești termeni sunt guvernați de legislația Republicii Moldova. Orice litigii vor fi soluționate de instanțele competente din Republica Moldova.

11. Modificări ale termenilor

Ne rezervăm dreptul de a modifica acești termeni. Utilizatorii vor fi notificați prin e-mail sau prin Platformă cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare a modificărilor.

12. Semnătura electronică și documente digitale (Legea nr. 91/2014)

Documentele generate și semnate prin Platformă au valoare juridică conform Legii nr. 91/2014 privind semnătura electronică și documentul electronic. Prin utilizarea Platformei, Utilizatorul acceptă că:

• Acțiunile efectuate cu contul autentificat (inclusiv 2FA) constituie o formă de identificare electronică validă.
• Documentele descărcate / exportate din Platformă poartă metadate de proveniență (timestamp, userId, organizationId).
• Platforma nu oferă semnătură electronică calificată (QES). Pentru documente care necesită QES, utilizați serviciile MSign sau alt furnizor acreditat.

13. Notificarea breșelor de securitate

În conformitate cu Art. 33-34 GDPR și Art. 30-31 Legea nr. 195/2024:

• Operatorul va notifica CNPDCP în termen de 72 de ore de la constatarea unei breșe de securitate care afectează datele cu caracter personal.
• Persoanele vizate vor fi notificate fără întârziere dacă breșa prezintă un risc ridicat pentru drepturile și libertățile lor.
• Platforma menține un registru automatizat al incidentelor de securitate (Breach Alerts) cu workflow draft → trimis, notificare email automată și evidență completă.
• Modificările de sub-procesatori sunt evidențiate în Registrul de Notificări Sub-procesatori conform Art. 28 GDPR.
• Utilizatorii sunt obligați să raporteze orice activitate suspectă la dpo@e-dosar.md.

14. Obligațiile Utilizatorului

Prin utilizarea Platformei, Utilizatorul se obligă:

• Să nu partajeze credențialele de acces (email, parolă, cod 2FA) cu terți.
• Să activeze autentificarea cu doi factori (2FA) pentru securitate suplimentară, în special pentru conturile cu rol de administrator.
• Să raporteze imediat orice acces neautorizat sau activitate suspectă.
• Să se asigure că datele clienților introduse în Platformă sunt corecte, actualizate și colectate cu respectarea legislației aplicabile.
• Să respecte secretul profesional al avocatului (Legea nr. 1260/2002) și să nu divulge informații din dosare către persoane neautorizate.
• Să nu utilizeze Platforma pentru activități ilegale, frauduloase sau care încalcă drepturile terților.
• Să informeze proprii clienți cu privire la prelucrarea datelor lor personale prin Platformă, conform obligațiilor de transparență (Art. 13-14 GDPR).